如何主動避免公司股東會會議流程瑕疵

《公司法》規(guī)定，當(dāng)股東會會議的召集程序和表決方式違反法律、行政法規(guī)或者公司章程時(shí)，所作的決議將面臨被撤銷的法律風(fēng)險(xiǎn)。而對于股東會會議的“召集程序和表決方式”的規(guī)定,《公司法》中的規(guī)定多集中于會議的通知、召集和召開，對于“表決方式”的規(guī)定僅寥寥數(shù)筆。如何主動避免會議在召集程序和表決方式上的瑕疵，值得關(guān)注。

一、《公司法》中的關(guān)注要點(diǎn)

（一）第38條：首次股東會會議由出資最多的股東召集和主持，依照本法規(guī)定行使職權(quán)。

（二）第39條：股東會會議分為定期會議和臨時(shí)會議。

定期會議應(yīng)當(dāng)依照公司章程的規(guī)定按時(shí)召開。代表十分之一以上表決權(quán)的股東，三分之一以上的董事，監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事提議召開臨時(shí)會議的，應(yīng)當(dāng)召開臨時(shí)會議。

（三）第40條：有限責(zé)任公司設(shè)立董事會的，股東會會議由董事會召集，董事長主持；董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副董事長主持；副董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。

有限責(zé)任公司不設(shè)董事會的，股東會會議由執(zhí)行董事召集和主持。

董事會或者執(zhí)行董事不能履行或者不履行召集股東會會議職責(zé)的，由監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事召集和主持;監(jiān)事會或者監(jiān)事不召集和主持的，代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自行召集和主持。

（四）第41條：召開股東會會議，應(yīng)當(dāng)于會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。

以上規(guī)定歸納關(guān)注要點(diǎn)為：1.確保足夠的提前通知時(shí)間；2.關(guān)注會議的提議召開主體；3.關(guān)注會議的召集和主持主體。

二、會議實(shí)踐中的操作要點(diǎn)

（一）確保充足的會議通知時(shí)間

《公司法》要求應(yīng)當(dāng)于會議召開十五日前通知全體股東，如果公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的，則從其約定。雖然《公司法司法解釋四》通過創(chuàng)設(shè)“輕微瑕疵裁量駁回制度”，對部分通知時(shí)間短于規(guī)定的決議予以維持，但從合規(guī)角度而言，確保符合法律或者公司章程規(guī)定的會議通知時(shí)間，是避免公司決議程序瑕疵的首要任務(wù)。

（二）切勿遺漏被通知股東

《公司法》要求會議召開前提前通知“全體股東”，一旦遺漏被通知股東，則構(gòu)成會議召集程序瑕疵。此處需對“全體股東”的范疇進(jìn)行歸納總結(jié)：

1.未出資或未完全出資的投資人仍具有股東資格，應(yīng)納入公司股東范疇，須向其發(fā)出會議通知；

2.隱名股東無參會資格，公司并無通知其參會的義務(wù)，如其已行使表決權(quán)且為公司認(rèn)可，該表決行為應(yīng)當(dāng)有效；

3.對于未登記但經(jīng)生效判決確認(rèn)的股東，應(yīng)納入公司股東范疇，須向其發(fā)出會議通知；

4.如公司自然人股東死亡，公司召開股東會會議時(shí)，應(yīng)通知該自然人股東的全部繼承人參會。

（三）選擇恰當(dāng)?shù)臅h通知方式

法律雖然沒有限制會議通知的具體方式，但通知到每一位股東是召集人必須履行的法定義務(wù)。實(shí)踐中，較多股東會決議被撤銷也因部分股東稱“未收到會議通知”。會議通知未能實(shí)際到達(dá)參會人，或雖通知到參會人但未能保留相應(yīng)證據(jù)，都可能被撤銷決議。因此，建議如下：

1.使用EMS郵寄方式送達(dá)，并明確標(biāo)注“股東會會議通知”。實(shí)踐中確有僅標(biāo)注“文件”字樣，并未標(biāo)注是股東會會議通知或者是何種文件，對方股東抗辯稱收到的文件并非股東會會議通知而是關(guān)于其他事項(xiàng)的文件的案例（詳見（2015）青民二（商）初字第2465號）。

2.事先預(yù)留股東聯(lián)系方式，并經(jīng)股東本人簽字確認(rèn)，避免無法有效送達(dá)的情形。

3.電子郵件亦是有效送達(dá)方式之一，可有效避免股東回避簽收的情形，可考慮與其他送達(dá)方式一并使用。

4.確有必要時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取公證送達(dá)的方式通知股東，避免因召集程序有瑕疵導(dǎo)致股東會作出的決議被撤銷。

（四）通知載明會議審議事項(xiàng)

為確保股東會決議效力，在發(fā)送相關(guān)會議通知時(shí)，盡量列明審議事項(xiàng)，以避免股東會決議效力受到質(zhì)疑。

（五）須有合法的會議召集人

根據(jù)《公司法》規(guī)定，有限公司設(shè)董事會的，股東會會議由董事會召集；不設(shè)董事會的，由執(zhí)行董事召集。董事會或者執(zhí)行董事不能履行或者不履行召集股東會會議職責(zé)的，由監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事召集;監(jiān)事會或者監(jiān)事不召集的，代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自行召集。

顯然，股東會的合法召集人如上，且存在法定的“先后順序”。特別是股東的自行召集，必須以董事會（執(zhí)行董事）、監(jiān)事會（監(jiān)事）不能履行或不履行職責(zé)為“前置”條件，股東未經(jīng)前置程序即自行召集股東會會議可能構(gòu)成非法。

（六）須有合法的會議主持人

同上，《公司法》規(guī)定的股東會主持人為董事長或執(zhí)行董事；在董事會或者執(zhí)行董事不能履行或不履行職責(zé)時(shí)，方由監(jiān)事會或監(jiān)事主持；在監(jiān)事會或監(jiān)事不能履行或不履行職責(zé)時(shí)，方由代表十分之一以上表決權(quán)的股東自行主持。

三、臨時(shí)會議召開的特別要點(diǎn)

（一）根據(jù)《公司法》規(guī)定，代表十分之一以上表決權(quán)的股東，三分之一以上的董事，監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān)事會的公司的監(jiān)事提議召開臨時(shí)會議的，應(yīng)當(dāng)召開臨時(shí)會議。

（二）上述人員享有的僅是臨時(shí)會議召開的“提議權(quán)”，并非直接召開的權(quán)利，其必須先行向享有召集權(quán)的機(jī)構(gòu)提出“提議”，而不能徑直召開。

（三）臨時(shí)會議的召集、主持等仍應(yīng)嚴(yán)格遵照公司法規(guī)定的程序進(jìn)行。臨時(shí)股東會的召集、主持也是遵循“董事會(執(zhí)行董事)→監(jiān)事會(監(jiān)事)→1/10以上的股東”這一順序進(jìn)行。

當(dāng)前，隨著《公司法司法解釋四》的實(shí)施，部分“召集程序或者表決方式僅有輕微瑕疵,且對決議未產(chǎn)生實(shí)質(zhì)影響的”決議將被維持，此即“輕微瑕疵裁量駁回制度”。同時(shí)，隨著“決議不成立”類型的出現(xiàn)，更多在“表決方式”方面存在瑕疵的決議將被劃入決議不成立的類型之內(nèi)。無論如何，公司各機(jī)構(gòu)及股東應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司決議的程式性要求，在法律規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)作出公司決議。

（來源：微信公眾號法務(wù)部）